THỜI GIAN LÀM VIỆC

TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC TÒA NHÀ

Trợ lý GDTN-08.jpg

1.         THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG VIỆC

 

Chức   danh công việc

 
 
Trợ lý – Giám Đốc   tòa nhà
 
 

Bộ phận   làm việc

 
 
Văn phòng Ban quản   lý
 
 

Cấp   trên trực tiếp

 
 
Giám Đốc tòa nhà
 
 

Địa điểm   làm việc

 
 
Các dự án công ty   quản lý và phân công
 

2.         MỤC ĐÍCH CỦA CÔNG VIỆC

 

1. Hỗ trợ các Công việc về   quản lý vận hành tại dự án cho Giám Đốc tòa nhà

 

2. Hỗ trợ công tác tiếp nhận thông   tin và xử lý thông tin giữa Cty và Ban quản trị, cư dân

 

3.         NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN

 
TT
 
 
Nhiệm vụ
 
 
Bằng chứng công việc
 
 
Tần suất
 
 
1
 
 

Sắp xếp cuộc hẹn, lịch   trình, lập và gửi biên bản cuộc họp do Trưởng ban chủ trì theo yêu cầu;

 
 
Báo   cáo công việc
 
 
 
 
2
 
 

Gửi các thông tin cần   thiết cho các nhân viên tại dự án khi cần

 
 

Báo cáo công việc

 
 
 
 
3
 
 

Xử lý tất cả các   nghiệp vụ thư ký bao gồm nhận, trả lời, phân loại các thư gửi đến, điện thoại,   fax và giấy tờ,… Hỗ trợ Giám Đốc Toà Nhà soạn thảo thư từ (thư, fax, ghi nhớ,   thông báo ...) cho cư dân

 
 

Báo cáo công việc

 
 
 
 
4
 
 

Chuẩn bị, dịch văn   bản; nộp và nhận tất cả các tài liệu liên quan đến hoạt động trong tòa nhà.

 
 

Báo cáo công việc

 
 
 
 
5
 
 

Đảm bảo tất cả các   báo cáo hàng ngày / hàng tuần / hàng tháng / hàng quý / hàng năm được chuẩn bị   và gửi đúng hạn

 
 

Báo cáo công việc

 
 
 
 
6
 
 

Thay mặt Giám Đốc   Toà Nhà khi được yêu cầu, giao nhiệm vụ cho tất cả nhân viên và theo dõi để đảm   bảo công việc được thực hiện chính xác

 
 

Báo cáo công việc

 
 
 
 
7
 
 

Chuẩn hóa và chuẩn   bị các chính sách và thủ tục Quản lý dự án

 
 

Báo cáo công việc

 
 
 
 
8
 
 

Làm việc với nhà   cung cấp / nhà thầu cho các vấn đề hoạt động cần thiết liên quan đến hoạt động   của tòa nhà theo sự phân công

 
 

Báo cáo công việc

 
 
 
 
9
 
 

Giám sát các Bộ phận   quản lý liên quan đến Lễ tân, Vệ sinh, Cây xanh, Hồ bơi, Nhà thầu, An ninh,   ...; Giám sát đối với các nhà thầu và công nhân khác.

 
 

Báo cáo công việc

 
 
 
 
10
 
 

Liên tục theo dõi   hiệu quả làm việc của tất cả các nhân viên trong tòa nhà và cung cấp hướng dẫn   và trợ giúp khi cần thiết và thực hiện kỷ luật phù hợp theo yêu cầu. Bất kỳ vấn   đề nghiêm trọng nào phải được báo cáo ngay cho Giám Đốc Toà Nhà

 
 

Báo cáo công việc

 
 
 
 
11
 
 

Thay thế cho Giám Đốc   Toà Nhà trong các trường hợp Giám Đốc Toà Nhà đi công tác/nghỉ phép để đảm bảo   các bộ phận hoạt động bình thường

 
 

Báo cáo công việc

 
 
 
 
12
 
 

Hỗ trợ hàng ngày   cho Cư dân khi được yêu cầu

 
 

Báo cáo công việc

 
 
 
 
13
 
 

Thu thập, nộp và   báo cáo cho Giám Đốc Toà Nhà bất kỳ khiếu nại / sự cố nào từ cư dân

 
 

Báo cáo công việc

 
 
 
 
14
 
 

Nhận chỉ đạo trực   tiếp từ Giám Đốc Toà Nhà cho các công việc hàng ngày

 
 

Báo cáo công việc

 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
STT
 
 
Quyền   Hạn
 
 
 
 
 
 
1
 
 

Thực hiện các công việc theo sự phân công của Giám   đốc tòa nhà hoặc từ giám đốc khối vận hành

 
 
 
 
 
 
2
 
 

Thay mặt hoặc thừa lệnh Giám Đốc tòa nhà xử lý một số công việc được ủy quyền

 
 
 
 
 
 
3
 
 

Giám sát, kiểm tra hoạt động của nhân viên Ban   quản lý

 
 
CRM form will load here