TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC TÒA NHÀ
| Chức danh công việc | Trợ lý – Giám Đốc tòa nhà |
| Bộ phận làm việc | Văn phòng Ban quản lý |
| Cấp trên trực tiếp | Giám Đốc tòa nhà |
| Địa điểm làm việc | Các dự án công ty quản lý và phân công |
| 1. Hỗ trợ các Công việc về quản lý vận hành tại dự án cho Giám Đốc tòa nhà 2. Hỗ trợ công tác tiếp nhận thông tin và xử lý thông tin giữa Cty và Ban quản trị, cư dân |
| TT | Nhiệm vụ | Bằng chứng công việc | Tần suất |
| 1 | Sắp xếp cuộc hẹn, lịch trình, lập và gửi biên bản cuộc họp do Trưởng ban chủ trì theo yêu cầu; | Báo cáo công việc | |
| 2 | Gửi các thông tin cần thiết cho các nhân viên tại dự án khi cần | Báo cáo công việc | |
| 3 | Xử lý tất cả các nghiệp vụ thư ký bao gồm nhận, trả lời, phân loại các thư gửi đến, điện thoại, fax và giấy tờ,… Hỗ trợ Giám Đốc Toà Nhà soạn thảo thư từ (thư, fax, ghi nhớ, thông báo ...) cho cư dân | Báo cáo công việc | |
| 4 | Chuẩn bị, dịch văn bản; nộp và nhận tất cả các tài liệu liên quan đến hoạt động trong tòa nhà. | Báo cáo công việc | |
| 5 | Đảm bảo tất cả các báo cáo hàng ngày / hàng tuần / hàng tháng / hàng quý / hàng năm được chuẩn bị và gửi đúng hạn | Báo cáo công việc | |
| 6 | Thay mặt Giám Đốc Toà Nhà khi được yêu cầu, giao nhiệm vụ cho tất cả nhân viên và theo dõi để đảm bảo công việc được thực hiện chính xác | Báo cáo công việc | |
| 7 | Chuẩn hóa và chuẩn bị các chính sách và thủ tục Quản lý dự án | Báo cáo công việc | |
| 8 | Làm việc với nhà cung cấp / nhà thầu cho các vấn đề hoạt động cần thiết liên quan đến hoạt động của tòa nhà theo sự phân công | Báo cáo công việc | |
| 9 | Giám sát các Bộ phận quản lý liên quan đến Lễ tân, Vệ sinh, Cây xanh, Hồ bơi, Nhà thầu, An ninh, ...; Giám sát đối với các nhà thầu và công nhân khác. | Báo cáo công việc | |
| 10 | Liên tục theo dõi hiệu quả làm việc của tất cả các nhân viên trong tòa nhà và cung cấp hướng dẫn và trợ giúp khi cần thiết và thực hiện kỷ luật phù hợp theo yêu cầu. Bất kỳ vấn đề nghiêm trọng nào phải được báo cáo ngay cho Giám Đốc Toà Nhà | Báo cáo công việc | |
| 11 | Thay thế cho Giám Đốc Toà Nhà trong các trường hợp Giám Đốc Toà Nhà đi công tác/nghỉ phép để đảm bảo các bộ phận hoạt động bình thường | Báo cáo công việc | |
| 12 | Hỗ trợ hàng ngày cho Cư dân khi được yêu cầu | Báo cáo công việc | |
| 13 | Thu thập, nộp và báo cáo cho Giám Đốc Toà Nhà bất kỳ khiếu nại / sự cố nào từ cư dân | Báo cáo công việc | |
| 14 | Nhận chỉ đạo trực tiếp từ Giám Đốc Toà Nhà cho các công việc hàng ngày | Báo cáo công việc | |
| |
| | |
| STT | Quyền Hạn | | |
| 1 | Thực hiện các công việc theo sự phân công của Giám đốc tòa nhà hoặc từ giám đốc khối vận hành | | |
| 2 | Thay mặt hoặc thừa lệnh Giám Đốc tòa nhà xử lý một số công việc được ủy quyền | | |
| 3 | Giám sát, kiểm tra hoạt động của nhân viên Ban quản lý | | |
